一、系統(tǒng)概述

　　隨著 WTO 的加入，各行各業(yè)的競爭將日益激烈，業(yè)務(wù)流程處理是否準(zhǔn)確、快速成為企事業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵，與此同時還要預(yù)防相應(yīng)的經(jīng)營風(fēng)險。逐漸的企業(yè)將一些重復(fù)性的非核心或核心業(yè)務(wù)流程外包給供應(yīng)商，以降低成本，同時提高服務(wù)質(zhì)量，這就是業(yè)務(wù)流程外包（Business Process Outsourcing，BPO）。BPO檔案數(shù)字化加工已成為近年來檔案電子化處理流程的發(fā)展方向。檔案電子化工作的目標(biāo)是將紙質(zhì)文書檔案通過專業(yè)掃描加工轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽查閱，同時對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，形成電子化庫房管理，電子化信息共享。

二、業(yè)務(wù)流程

1、檔案交接
甲乙雙方共同到現(xiàn)場完成檔案資料的逐卷或逐份清點(diǎn)裝箱工作，清點(diǎn)完畢后由雙方負(fù)責(zé)人在檔案清單上簽字后生效；清點(diǎn)交接工作必須認(rèn)真仔細(xì)，逐筆核對，不允許出現(xiàn)任何差錯。

乙方提取資料后立即移交數(shù)據(jù)給加工中心庫房，并由乙方庫房管理人員按照檔案清單進(jìn)行核對，簽字后完成檔案資料的入庫，將檔案資料分類上架、建立加工批次。

2、檔案整理
按照加工批次的順序從庫房調(diào)卷，同時對所領(lǐng)批次做資料清點(diǎn)，核對無誤后調(diào)卷出庫，對所調(diào)檔案進(jìn)行整理。

3、檔案修復(fù)
調(diào)取需要恢復(fù)的檔案，并按照相關(guān)要求，將檔案整理環(huán)節(jié)中未修復(fù)的由于年代久遠(yuǎn)導(dǎo)致破損的文件托裱修復(fù)，更換目錄報表及卷皮根據(jù)甲方實(shí)際要求更換。檔案恢復(fù)完畢后提交檔案交接處入庫。

4、檔案掃描
獲取待掃描檔案，按照原件紙質(zhì)、清晰度、色調(diào)選擇使用不同速率的掃描儀（高速、低速、平板）和掃描方式（黑白、彩色、灰度）對原件加工掃描。完成原件掃描后將檔案交給掃描質(zhì)檢一校，進(jìn)入下一批次任務(wù)。掃描后的文件歸檔裝盒入庫。

5、掃描校對
校對的任務(wù)分成二部分，一是對掃描圖像質(zhì)量處理；二是核對文件有漏掃、錯掃部分給補(bǔ)掃，對于錯誤的掃描文件順序及文件命名給與糾正。

6、錄入掛接
獲取掃描校對完畢后的檔案，通過程序?qū)呙栉募⑺饕畔ⅲ瑢呙栉募M(jìn)行按類按件處理，錄入后的文件必須與案卷中的文件順序一致。它文件材料按照"遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系"的原則進(jìn)行排列。

7、錄入校對
目的對著錄數(shù)據(jù)、掃描文件質(zhì)量、錄入的正確率做最后一次檢查，要求必須對照檔案逐一排查，確保以上三項(xiàng)指標(biāo)的質(zhì)量與正確性。

8、檔案查詢
檔案掃描成電子檔案后即可對其進(jìn)行查詢，輸入一些基本查詢條件，獲取到與之對應(yīng)的影像文件，如果該批檔案已錄入完成，可以查詢出數(shù)據(jù)信息。

9、質(zhì)量抽檢
由乙方項(xiàng)目主管與工位組長共同協(xié)作構(gòu)成質(zhì)量監(jiān)控，監(jiān)控并抽檢已經(jīng)完成的工序質(zhì)量。各組組長分別定期抽檢本組完成任務(wù)的質(zhì)量情況，并協(xié)助項(xiàng)目主管對最終加工結(jié)果組織抽檢。甲乙雙方項(xiàng)目管理人員主要對最終加工結(jié)果進(jìn)行抽檢。

10、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及報表打印
統(tǒng)計(jì)已經(jīng)完成的成果信息，并生成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報表。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容為不同的檔案類別和全部類別檔案的著錄條目（案卷、卷內(nèi)）、掃描頁數(shù)、圖像大?。∕B）、圖像色度信息等。

打印加工完畢并質(zhì)檢合格批次的檔案卷目錄、件目錄等所需報表。

11、數(shù)據(jù)光盤制作
將所有待進(jìn)行批量上載的數(shù)據(jù)進(jìn)行硬盤備份，光盤備份完畢后制作光盤備份清單，將光盤和光盤備份清單一并移交光盤備份檢查處進(jìn)行刻錄質(zhì)量檢查。

12、光盤檢查
檢查已經(jīng)刻錄好的光盤可讀性及數(shù)據(jù)格式命名等是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

13、檔案歸還及數(shù)據(jù)光盤提交
乙方將抽檢通過的檔案資料批次按要求裝箱，按照原始檔案清單進(jìn)行核對，核對無誤后簽字確認(rèn)，移交給甲方。

14、數(shù)字化驗(yàn)收
數(shù)字化后由甲方整體驗(yàn)收包括檔案整理、目錄錄入的準(zhǔn)確率、文件掃描質(zhì)量、掛接的正確率、破損文件的托裱修復(fù)、移交數(shù)據(jù)的完整性、檔案實(shí)體的完整性等內(nèi)容。如驗(yàn)收不合格則由乙方無條件返工重做。

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