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呼叫中心運營標桿知多少

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中國呼叫中心產業(yè)已經經歷了最初十年的初創(chuàng)階段,業(yè)已形成相對完善的產業(yè)格局和市場規(guī)模。然而整個產業(yè)的基礎運營標桿體系缺位,企業(yè)無法為自己正確定位。需要不斷尋找和研究同行業(yè)一流企業(yè)的最佳實踐形成一個基準。以此為基準與本企業(yè)進行比較、分析、判斷,從而使自己企業(yè)得到不斷改進,從而進入趕超一流公司創(chuàng)造優(yōu)秀業(yè)績的全員參與的良性動態(tài)循環(huán)。
傳統(tǒng)的呼叫中心管理看重技術的應用水平和運營指標的高低,當技術和運營的能力達到一定程度之后,如何在整體層面上進一步提升變得無法著力?,F代的呼叫中心管理開始將關注重點轉向服務質量、服務效率和服務成本的均衡。那么呼叫中心需要一套科學、系統(tǒng)的管理手段駕馭,這就是標桿體系”存在的必要性。但標桿并不是盲目樹立的。

運營標桿體系的現狀
目前在在國外市場存在著很多的呼叫中心運營管理體系,畢竟呼叫中心是從海外發(fā)展起來,縱觀發(fā)展,從時間及成熟度方面,國際很多的標準走在了前面,這為中國呼叫中心標桿的建立起到了非常好的學習和借鑒作用。對于中國呼叫中心的管理人員和從業(yè)人員來說,如何從本質上理解國際標準的精髓,博其所長,同時根據中國呼叫中心的特點,進行本土化的創(chuàng)造,是成功的關鍵因素。對于國際的呼叫中心市場,考慮到成熟度,本著拿來主義精神,很多內容在中國很難直接應用,或者是說在很多方面尚有空白。例如,客戶特質的研究,在很多呼叫中心國際運營標準中,就缺乏這部分的內容。中國客戶的特色,在不同區(qū)域有著不同的體現,如何用一種科學的方法,有引導性地建議呼叫中心管理者研究客戶特質、客戶需求,并按需提供滿足不同客戶的服務,是非常關鍵的。

另外,對于成熟的國際呼叫中心市場,用一種通用的標準就可以覆蓋呼叫中心的運營管理需求,但是對于中國的呼叫中心產業(yè)來說,成熟度參差不齊,有的呼叫中心發(fā)展的很成熟,而有的呼叫中心,無論是規(guī)模還是業(yè)務還處于最基礎的階段,如何建立一套標準,分成不同的成熟級別,指導處于不同發(fā)展階段的呼叫中心進行標準化建設,也是中國市場非常需要的。

符合中國目前呼叫中心現狀的運營標桿體系必須擺脫過去重硬件、輕軟件”,重規(guī)模、輕效益”,重數量、輕質量”的失重體系; 呼叫中心(Call
Center)”作為技術性名詞,將在未來3年內被取代和重新定義。電子渠道、通訊技術與CRM戰(zhàn)略及系統(tǒng)的融合,
是將來呼叫中心應用發(fā)展的趨勢。在3G及后3G通訊時代,呼叫中心演變?yōu)殡娮忧廊诤戏?
是順應客戶需求的必然選擇。在這樣的時代背景下,應該打造平衡、一致、增值、跨平臺”的標準化運營標桿體系,以帶動跨行業(yè)深度交流和提升整體產業(yè)成熟度。
平衡”體現在流程標桿(運營)”、人力資源標桿(管理)”和 技術應用標桿”并重;
一致”體現在術語一致化”、關鍵定義一致化”和數據采集一致化”并舉;
增值”體現在制定戰(zhàn)略和組織文化推進”、最佳實踐論證”、績效漸進明晰”和顧客體驗導向”的四大原則。
跨平臺”體現在流程組織跨越”、多媒體電子渠道跨越”和行業(yè)平臺跨越”的標桿建設視野和定義指導。
總而言之,標準化運營標桿體系切忌羅列堆砌數據和信息,應該把整個呼叫中心視作一部精致、致密和標準化的太空船”(源自VALUE
SPHERE”組織價值研究體系:),從全局視角對其管理系統(tǒng)進行層層解構;這樣的運營標桿體系才能突破行業(yè)屏障,對各行各業(yè)呼叫中心產生積極的比較、借鑒和提升效用。
運營標桿體系的意義
建立呼叫中心運營標桿體系(或統(tǒng)稱其為產業(yè)標桿體系”)將會是個長期的過程。立足中國、定位亞太、接軌世界”仍然是產業(yè)標桿體系的路線圖,作為產業(yè)標桿體系的三個階段是不可逾越的:

結構化數據搜集和定期對標
產研機構科研、論證與發(fā)布
國際標準承接、推進和完善
在這樣的過程中,去偽存真,并軌成熟市場產業(yè)標桿體系(如:美國普渡大學Benchmark Portal機構),完善體系更新自動化過程,加速標桿原始積累。
中國呼叫中心市場是成長型呼叫中心市場的典范,更是亞太市場龍頭,所以建立中國的產業(yè)標桿體系對于整體服務經濟成熟度提升、打造全球客戶互動及服務領域第三極(除美國為代表的北美市場和歐洲市場以外)非常必要。

呼叫中心運營體系在呼叫中心的作用,如同我們在建房子鋪地基一樣的道理,只有地基堅實了,才能在上面按照設計蓋出不同風格的大廈來。對于不同業(yè)務的呼叫中心來說,只有基本運營穩(wěn)定了,才能使各項業(yè)務在運營平臺上有保障地運轉起來。
呼叫中心呈產業(yè)化發(fā)展,尤其在中國體現的淋漓盡致,快速地在不同行業(yè)中得以應用。對于一個迅速發(fā)展的產業(yè)來說,一套科學的運營標準,可以幫助呼叫中心管理者從起步階段就有方向、有方法地開始,并按照業(yè)務的發(fā)展階段,不斷地有體系地提高自己的運營水平。

運營標桿體系的復制
某些方面在行業(yè)中領先的,具有自己獨特的生產、管理方式,整個中心在行業(yè)中具有競爭優(yōu)勢的呼叫中心,都可以看著行業(yè)標桿。
標桿為我們提供了某些方面好的做法,提供學習的對象,但是否學習它,學習到什么程度,還有決定于呼叫中心對于自身的定位和自己的競爭策略,對在標桿學習中,一定要注意:好的”,也未必是你需要的。

標桿學習是一種提高管理效率的有效方法。但是,在學習之前我們需要解決辨別和選擇的問題,要辨別那些方面對自己是重要,那些不是太重要,重要的才是需要學習。即,首先要對自己進行定位,定位意味我們要進行不同于別人的運營管理活動,或者以不同的方式進行和別人相似的運營活動。而提高效率僅僅意味著,在進行相似的運營管理活動時,做得比別人好一些。

不同的定位要求呼叫中心進行不同的運營管理活動,不同的設備、不同的產品配置、不同的員工行為、不同的組織文化、不同的技能以及不同的管理體系,因此,就此而言,不存在所謂的最佳實踐,更無標桿企業(yè)而言。因此,標桿更多的是給我們的啟示和啟發(fā),而不是簡單的拷貝。

標桿管理會大大地提高管理效率,這是它貢獻的部分。但是,它無法帶給企業(yè)獨具的競爭優(yōu)勢,相反很容易導致競爭趨同,使行業(yè)陷入惡性競爭。
因此,在標桿學習之前,我們需要解決辨別和選擇的問題,要辨別那些方面對自己是重要,那些不是太重要,重要的才是需要學習。
運營標桿體系的參數
中國呼叫中心運營標桿體系中產業(yè)標桿體系的參數設置需要對五個維度進行關注:1、 設計與規(guī)劃 ,2、 運營與管理 ,3、 數據與績效 ,4、顧客體驗
,5、創(chuàng)新與提高 ,這樣的標桿參數覆蓋才是符合體系建設的平衡、一致、增值、跨平臺”原則的。
其實,對一個中心來講,符合其定位的,能夠提升其競爭力的參數才是重要的。對同一個中心,每個人對不同參數重要性的認識也是不同的。應該對一個組織的組織文化、員工狀態(tài)、學習能力等方面的參數更重視一點,效率方面的參數也許不是第一重要的,因為,效率僅僅是前者的結果而已。

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