市場活動、會議、展覽是目前諸多企業(yè)進行市場推廣時所普遍采用的手段，它可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展過程中不同階段的需要，在建立品牌的知名度、提升美譽度、保持忠誠度以及潛在客戶的開發(fā)等方面起到積極的推進效果。但由于市場競爭的日趨激烈，產(chǎn)品質(zhì)量的競爭已經(jīng)由原來的核心地位發(fā)展成為基礎(chǔ)地位，服務(wù)競爭和實力競爭成為了焦點。很多企業(yè)不惜投入重金到展示企業(yè)文化、證明企業(yè)實力的市場推廣活動中，他們重視專業(yè)的公關(guān)策劃和形象包裝，專業(yè)的會務(wù)管理和服務(wù)，甚至在茶點的安排或禮品準備方面都有別具匠心之處。

出于對市場投資回報率的綜合考慮，一次成功的市場推廣活動不僅需要具備優(yōu)秀的活動創(chuàng)意、卓越的公關(guān)策略、細致的活動管理、周到的媒介監(jiān)控，熱烈的會議場面，還需要特別重視參會嘉賓的質(zhì)量。因為嘉賓質(zhì)量決定著每一次市場推廣的價值，只有邀請到相對匹配的嘉賓參與，市場推廣才會為企業(yè)帶來真正的收益。

筆者在多年從事外包型呼叫中心運營的過程中，多次帶領(lǐng)團隊利用呼叫中心為多家大型國際知名企業(yè)的市場推廣活動進行活動邀請工作，希望以下的經(jīng)驗?zāi)芙o讀者帶來一些啟發(fā)。 你準備好了嗎？ 對于活動的邀請工作而言，準備階段是至關(guān)重要的。準備工作的充分與否，將關(guān)系到活動邀請的風險程度和最終效果。因此，在沒有進行相關(guān)的準備工作之前，不要急于開始項目的實施，否則將事倍功半。就一般市場推廣活動而言，需要進行的準備工作主要包括以下幾個方面： 1、市場推廣活動的分析和評估 任何市場推廣活動都是針對性和目的性的，分析的主要目的就是活動邀請的項目實施負責人向市場活動的策劃方了解本次市場推廣的目的、需求、對象以及目標（上限和下限）等關(guān)鍵要素，進而制定出切實可行的邀請實施計劃，此計劃應(yīng)該包括以下幾個方面： 邀請的周期（開始時間和終止時間，進行幾輪邀請）； 方式（直郵、傳真、電子郵件、電話、網(wǎng)絡(luò)等）； 參與實施的人員（素質(zhì)、經(jīng)驗、數(shù)量等）； 流程（邀請、確認、提醒等）； 成本預(yù)算（人力成本、固定成本、電信成本等）； 策略（執(zhí)行頻率、分工、監(jiān)控、標準等）； 資源（咨詢熱線、IVR、注冊系統(tǒng)等）。 此外，不要忽略對該邀請的可行性評估，分析應(yīng)該在評估的基礎(chǔ)上進行。

在評估中最經(jīng)常的考慮有三個方面： （1）、成本投入是否得當。不要把較多的成本投入到價值較小的市場推廣中。這其中，尤屬人力成本的投入最大。因此，邀請的成本應(yīng)該由會議的價值決定，而非由會議的規(guī)模決定。對于規(guī)模較大、價值相對較低的會議可以適當將邀請的周期放長，采用電子郵件群發(fā)配合在線注冊的方式將是比較經(jīng)濟的考慮。 （2）、是否有與本次活動相沖突的會議在同期舉辦。一般四、五、六、九、十、十一月份是會議比較集中的時段、各家企業(yè)都會利用這段黃金時間進行市場推廣活動。在邀請前，了解競爭對手的活動安排，以及行業(yè)內(nèi)部影響力比較大的會議安排是必要的。其實競爭并不可怕，了解的目的就在于如何采用更好的組織策略和邀請手段將你所關(guān)注的客戶請進你的會場。 （3）、其它市場宣傳手段的配合是否到位。盡管利用呼叫中心進行會議的邀請在質(zhì)量和個性化服務(wù)方面有著突出的優(yōu)勢，但也應(yīng)該看到，對于追求大規(guī)模、高影響力和卓越效果的會議而言，僅依賴呼叫中心是不夠的。因此需要通過評估，確定使用一些輔助手段對會議進行更廣泛地宣傳，例如，邀請期內(nèi)在行業(yè)內(nèi)知名媒體上投放軟硬性廣告。 為了使會議邀請達到理想的效果，最好請在市場分析、客戶關(guān)系管理、活動組織等方面有經(jīng)驗的人員一同參與評估。 2

2、邀請數(shù)據(jù)的分析和準備 數(shù)據(jù)的準備可謂是會議邀請成敗的關(guān)鍵。經(jīng)驗豐富的企業(yè)會通過建立數(shù)據(jù)倉庫的方式，為市場推廣乃至業(yè)務(wù)開發(fā)提供充沛的數(shù)據(jù)資源，同時又通過每一次活動邀請的機會將匹配的數(shù)據(jù)進行及時的更新和整理，以保證數(shù)據(jù)的準確性和高價值。 在會議邀請前，需要在對會議目標進行分析的基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)的搜集和整理。 數(shù)據(jù)搜集就是在數(shù)據(jù)倉庫中查找與會議要求相匹配的數(shù)據(jù)信息，或在數(shù)據(jù)倉庫中數(shù)據(jù)缺乏的情況下，通過向第三方購買或其他途徑獲得數(shù)據(jù)的過程。在進行數(shù)據(jù)搜集的過程中，除需要注意一些諸如區(qū)域、聯(lián)絡(luò)方式、部門等基礎(chǔ)字段的匹配外，還要注意一些特殊字段的要求，例如：參會人員的歷史信息（是否參與過同類型的會議或其它會議的記錄）、級別（是否具有決策權(quán)或參與決策能力）、企業(yè)的性質(zhì)及規(guī)模、數(shù)據(jù)的時效性等，這些信息都將對活動邀請的效果起到積極影響。當為邀請200人的會議而要面對擁有5000條數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)倉庫發(fā)愁時，這些信息將幫助理清思路，輕松的找到最需要的那一部分數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)整理，就是將從外界獲得的（包括第三方購買）的數(shù)據(jù)與企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫中已有的數(shù)據(jù)進行過濾處理，篩除重復(fù)的信息，保留時效性最強的那部分數(shù)據(jù)。不要用未進行整理的數(shù)據(jù)進行直接邀請，這不僅會為今后的工作帶來麻煩，更重要的是它將在增加成本的基礎(chǔ)上受到被重復(fù)邀請的客戶的抱怨，對客戶滿意度產(chǎn)生非常不利的影響。 對于沒有建立數(shù)據(jù)倉庫的企業(yè)，建議制定出建立計劃并盡快著手實施。因為數(shù)據(jù)倉庫給企業(yè)帶來的不僅僅是推廣活動中嘉賓質(zhì)量的提高，更為深遠的意義是，它將是經(jīng)營模式的一次重大革新。在以客戶關(guān)系管理為核心的時代里，客戶（包括最終消費者、上游的供應(yīng)商、下游的分銷商和零售商，以及企業(yè)的內(nèi)部客戶）不再是模糊的一個群體，而是清晰、鮮明的個體。企業(yè)必須提升自身價值鏈上的整體競爭實力，以適應(yīng)新的競爭規(guī)則。

3.情景對白的準備 情景對白即呼叫中心通常所說的Tele-script"，是參與電話邀請人員所使用的語言范本。它可以幫助邀請人員了解邀請的流程、把握活動的特色和邀請的要點。情景對白最主要的作用如下： （1）給有經(jīng)驗的電話邀請人員提供一個邀請的邊界，使他們能夠在設(shè)定的標準時間，通過有效地分析，完成對客戶的個性化服務(wù)； （2）對于經(jīng)驗較少的電話邀請人員而言，情景對白將幫助他們把握邀請的亮點和要素，在很大程度上緩解他們對于電話服務(wù)工作的緊張和不適應(yīng)； （3）情景對白的設(shè)計是有經(jīng)驗的人員對目標客戶進行的提前分析。 就一般活動邀請而言，需要針對不同的客戶類型和層次設(shè)計符合不同需求的語言范本，而避免千篇一律。例如，一次規(guī)模較大的新產(chǎn)品的推廣活動中，如果需要邀請的目標嘉賓既包含了企業(yè)長期的合作伙伴，也包括了需要開發(fā)的潛在客戶，那么提供給他們的邀請服務(wù)所使用的情景對白應(yīng)是有區(qū)別的，因為他們對企業(yè)的了解程度有著深淺的差異。對于合作伙伴，情景對白需要突出雙方的合作關(guān)系和本次活動對于今后合作的深遠影響；對于潛在客戶，除了要介紹會議本身的影響外，還需要向客戶簡要的介紹企業(yè)的實力，以吸引他的注意力。設(shè)計巧妙的情景對白加上優(yōu)秀服務(wù)人員甜美聲音和智慧的點綴，將為企業(yè)和客戶之間架起通暢的溝通橋梁，在很短的時間內(nèi)使企業(yè)成為被關(guān)注的焦點。

4、邀請前的培訓和模擬 為了確保邀請人員能夠巧妙地運用智慧和經(jīng)驗為客戶提供個性化的服務(wù)，使他們詳細地了解會議的安排、內(nèi)容、目的、計劃和流程是非常必要的。僅僅把一些與會議有關(guān)的資料交給他們是不夠的，會議的策劃人員和組織人員還需要以培訓的方式，將一些無法反映在資料中的信息傳遞給他們，使他們不僅了解會議本身的安排，更要了解與會議相關(guān)的一些背景情況，例如歷史的記錄、競爭對手的情況、市場的需求和傾向、優(yōu)劣勢等。會議的策劃和組織人員也可以通過培訓，從有經(jīng)驗的活動邀請人員那里得到靈感和啟發(fā)，使活動的安排更加全面和周到。 培訓后，應(yīng)安排參與邀請的人員通過角色互換的方式進行一對一的情景模擬。這樣做，可以幫助他們身臨其境地了解客戶的感受、發(fā)現(xiàn)情景對白中的潛在問題和增加對邀請的內(nèi)容的熟悉程度。在模擬訓練的過程中，應(yīng)該要求邀請人員將情景對白通過反復(fù)訓練記在頭腦里，變成自己的語言表達出來，以避免在進行活動邀請中過分依賴情景對白而產(chǎn)生的生硬語氣，以及忽略對客戶反饋的聆聽。

5.報告的設(shè)計 報告是邀請項目執(zhí)行過程中，反映關(guān)鍵信息的載體。報告可以幫助項目負責人客觀地了解和分析項目的執(zhí)行進度、數(shù)據(jù)質(zhì)量、客戶意向以及挖掘的潛量等信息。根據(jù)反映問題的時間性不同，報告可以幫助項目負責人客觀地了解和分析項目的執(zhí)行進度、數(shù)據(jù)質(zhì)量、客戶意向以及挖掘的潛量等信息。根據(jù)反映問題的時間性不同，報告可以分為日報、周報、階段報告和總結(jié)報告。由于邀請過程受客觀環(huán)境的影響比較大，項目負責人需要及時通過報告了解當前的進度和問題，以提出有效地改進流程的措施，因此日報具有非常突出的作用。 日報的設(shè)計應(yīng)從對問題分析有利的方向進行考慮，例如：數(shù)據(jù)的處理量、接觸量、可挖掘潛量、數(shù)據(jù)錯誤率、電話占線或無人接聽的比率、各種結(jié)果的行業(yè)分類、客戶參與意向的分比例、各種登記方式的反饋情況、主會場和分會場登記狀況。

通過對以上信息的分析，一方面項目負責人可以很清楚地了解到項目的發(fā)展是否符合預(yù)期的要求，可以快速地進行人力資源的調(diào)整和再分配，可以把握各種類型客戶的參與比例，進而有效地提高參會嘉賓的質(zhì)量；另一方面，報告中的一些信息將幫助市場活動的組織者及時選擇規(guī)模合適的場地，以免出現(xiàn)場面冷清或場面擁塞的尷尬局面。 除以上幾個主要方面外，在邀請項目實施前，還需要作好宣傳資料的印制和郵寄工作，在這方面需要考慮郵寄的時間安排，最好在電話邀請開始前，確?？蛻粢呀?jīng)收到了該活動的宣傳資料，以降低電話邀請的難度和減少介紹會議內(nèi)容所花費的時間；需要考慮到宣傳資料中的登記表容易被客戶發(fā)現(xiàn)并可以被輕松的撕下來，最好在醒目的位置提醒客戶復(fù)印有效”或接受傳真登記”，這樣做可以有效地降低邀請成本并增加新的邀請線索；此外，由于郵政部門對于郵寄信件有著嚴格的重量標準，宣傳資料和信封的重量也是不容忽視的問題。