可以稱得上辦公神器的通用軟件，應(yīng)該不多。每個人都有自己喜歡的，我說幾個對我?guī)椭蟮模屛颐刻旃ぷ髯冚p松的：OneNote，清單軟件，計時工具，微信群。
微軟的OneNote作為信息管理神器
談到辦公軟件，肯定離不開文檔處理，大部分人喜歡用Word來編寫和保存文檔。我比較習(xí)慣用OneNote來撰寫文檔，相比Word，它有幾個重要的好處：
1）隨時同步，不會丟失文檔。常年做文字處理工作，哪能不濕幾次鞋呢？花一下午時間寫了一篇文章，剛要保存，斷電了。即便你有隨時保存的習(xí)慣，一開機，發(fā)現(xiàn)硬盤壞了。是不是要吐血三升呢？
用OneNote寫作，就不存在這種擔(dān)憂了。你寫作的時候，它會自動把你的改動同步到云端。即便一臺設(shè)備出問題了，其他設(shè)備也可以拿到最新的內(nèi)容。這相當(dāng)于擁有了一個秒級的文檔備份系統(tǒng)。
2）避免冗余，始終有一個權(quán)威的文檔原始版本。用Word之類的字處理軟件寫東西，有一個很討厭的版本管理問題。稍微復(fù)雜的情況下，文檔來來回回要修改很多遍，每一遍都需要用不同的文件名來區(qū)分版本。過段時間再找文檔的時候，這些版本就成了負擔(dān)，一點也不輕松。
文檔的寫作可以放在一個單獨的地方管理系統(tǒng)，比如OneNote。寫好了，修改好了，再形成Word或Pdf等形式分發(fā)出去。有了反饋，也可以在OneNote中修改好，再次輸出單獨的文檔。
這樣做最大的好處，是始終有一個權(quán)威的原始文本。OneNote在寫作方面的作用，相當(dāng)于程序猿寫代碼用的Git版本管理軟件。
3）多平臺處理，很適合碎片化工作。OneNote支持云同步。在電銷機器人、筆記本、Pad、電銷機器人上，可以共享同一個內(nèi)容，而且各個平臺都可以查看，編輯，都是自動同步。
比如你剛寫了一篇文章的開頭，突然被別的事情打斷管理系統(tǒng)，你就可以在回家的地鐵上，繼續(xù)用電銷機器人寫。到家后，還可以用家里的筆記本繼續(xù)完成工作。
碎片化工作，越來越成為工作的常態(tài)。那么，可以多平臺同步內(nèi)容的OneNote，就成了碎片化場景下的辦公神器。
4）方便分類，不用被文件名和電銷機器人目錄困擾。在OneNote上工作，不僅可以寫文檔，還可以記錄任何文字、圖片、語音、鏈接、表格信息。Word最常用的功能，OneNote大致都有。
你可能會說，這些印象筆記也可以呀，有道云筆記也可以。
沒錯，這些筆記軟件和OneNote類似。我喜歡OneNote，是因為它支持的分類層級比較多，可以作為個人知識庫來用。其他筆記軟件，更偏重信息的收集和搜索，對信息的精煉、整理、歸類支持的有限，因為分類層級不足。OneNote支持筆記本、分區(qū)組、分區(qū)、頁面、子頁面五個層級，每個頁面里還可以繼續(xù)做個性化編輯，對我來說分類層級剛剛好，用起來很舒服。
有了清晰的歸類后，一個文檔可以沒有名字，但你仍然可以快速定位到它。這就少了Word文件管理相關(guān)的一大堆麻煩。這是OneNote一個隱蔽的，但是很重要的好處。
總之，OneNote可以作為信息和內(nèi)容的處理中心。內(nèi)容處理好了，可以方便地輸出成Word等別的形式，不耽誤分享。
對了，OneNote還是免費的，不然軟件免費，還提供25G的云存儲空間，還有微軟出品的品質(zhì)保證。
清單軟件作為行動神器
好了，內(nèi)容有了集中的處理地方，也安全了。那行動方面，有什么辦公神器呢？
有一個我認(rèn)為最重要的神器，那就是清單/待辦事項列表/Todolist.
每天花點時間，列出當(dāng)天要做的事情，然后一項一項劃勾，是一個簡單粗暴的生產(chǎn)力提升工具。它把策劃和執(zhí)行工作分開了，降低了大腦的工作負擔(dān)，更加符合人的天性。
有關(guān)清單的重要性，怎么強調(diào)都不過分。如果你并沒有這個習(xí)慣，建議你一定要試試?？梢宰x一下《清單革命》、《搞定》之類的書做個起步。
具體用那個清單軟件不重要，我用的就是OneNote自帶的清單功能：按Ctrl-1本行前面自動出現(xiàn)一個小框，再按一下框里打了個勾，再按一下小框消失。用起來非常方便，別忘了，它還是多平臺同步的。計時工具作為聚焦神器
很少人知道，我們每天工作8小時以上，其中有多少是有效工作時間？前蘇聯(lián)的科學(xué)家柳比歇夫，就親自去做測試。他發(fā)明了一種記錄時間的方法：一項工作開始時記錄下時間，結(jié)束時再記錄下時間。一天下來，統(tǒng)計各項工作消耗的時間。
柳比歇夫自己在效率最高的幾年里，能維持五六個小時的有效工作時間。我自己也做了幾年的時間記錄，你猜我最開始有效時間是多少？只有2-3個小時。后來經(jīng)過不斷地反思調(diào)整，引導(dǎo)自己始終聚焦在當(dāng)前工作上，我也可以把有效工作時間穩(wěn)定在5-6個小時左右了。
理解到自己的實際工作狀況，就可以更好地調(diào)整工作方式，最終讓工作輕松下來。柳比歇夫自己就是一個例子，在《奇特的一生》這本書的作者格拉寧看來，柳比歇夫的業(yè)余生活非常豐富多彩，比一般人更輕松自在。這才是很多人追求的“工作生活兩不誤”吧。微信群作為溝通神器
還有一個我自己喜歡用的小工具，就是微信群。因為工作上的某個事情，臨時建一個群，可以打造一個統(tǒng)一的溝通場所，也是多平臺同步的，也支持各種內(nèi)容形式，特別是各種文件。所以，微信群完全可以稱得上工作上的一個神器 。
我還經(jīng)常用“面對面建群”的功能，建一個只有我自己的群。這個群只做單一的一件事，記錄。比如“細讀文章”、“靈感記錄”、“重要信息”之類的。
假如我明天要去接機，那我就把航班信息（經(jīng)常是截圖）發(fā)到“重要信息”群里，這樣接機的時候，就可以很方便找出航班信息來確認(rèn)，因為最近的聯(lián)系人（這個群）在前面，群里內(nèi)容也不會太雜亂。小結(jié)
不知不覺寫了這么長，如果你感覺有點用，順手點個贊吧。我寫完了才感覺到，其實工具本身不是最重要的，重要的是這個工具背后的思想是什么，這個思想是怎么幫助我們高效辦公，輕松工作的。
我是獵旗，專注職場成長問題。感謝你的閱讀，歡迎留言，謝謝關(guān)注。
