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管理呼叫中心的“八招”

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很多管理者都有這樣的抱怨:為什么我的下屬永遠(yuǎn)不能和我步調(diào)一致?其實(shí),沒有帶不好的兵,只有帶不好兵的將軍(李見明認(rèn)為:所有的問題都是管理者的問題)。遇到這種情況,管理者應(yīng)該首先反省一下自己的領(lǐng)導(dǎo)方式,看看自己的問題出在哪里。國際注冊管理咨詢師、深圳市市長質(zhì)量獎評審專家、卓標(biāo)首席顧問師、高級培訓(xùn)師李見明認(rèn)為:打造一流管理者,只需八招??茨阌袥]有做到。

第一招讓下屬了解事情的全局

安排工作時(shí)要講清目的和全局,而不是只告訴他"你現(xiàn)在該做什么"。有些管理者認(rèn)為"下屬干好當(dāng)前的工作就行了,沒有必要了解事情的全局,因?yàn)槲也攀钦w調(diào)度者",這種觀念是錯(cuò)誤的。如果你的下屬不了解事情的全局,他只能完全按照你的表面意圖不工作,不敢越雷池一步。
工作中遇到的任何問題,他都要向你匯報(bào),因?yàn)樗恢廊绾翁幚硎钦_的。這樣長此以往,你的下屬會成為你的"跟屁蟲",工作能力不會有任何長進(jìn)。

讓下屬了解事情的全局,并且了解其他員工是如何配合的,這非常有利于工作效率的提高。了解了全局,下屬就會明白這些事情的做事原因,在一些細(xì)節(jié)上就會靈活處理。久而久之,下屬就會認(rèn)真地去思考自己的工作,并且會將自己的一些建議和想法告訴你,你不但多了一個(gè)好參謀,他的工作勁頭也會很足。
第二招命令明確
在給下屬布置工作時(shí),還要把你的工作命令講的明確,比如"這件工作要求什么時(shí)候完成","完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么"等等,都要講清楚。

命令明確為分清職責(zé)提供了條件,當(dāng)工作中出現(xiàn)了問題時(shí),很容易分清是管理者的責(zé)任,還是下屬的責(zé)任。這樣可以防止相互推委,減少工作中的管理矛盾。另外,它為客觀評價(jià)下屬的工作提供了前提條件。
第三招贊揚(yáng)下屬

每個(gè)人都希望得到別人的重視,每個(gè)人都希望得到別人的贊揚(yáng)。贊揚(yáng)是最廉價(jià)、最神奇的激勵(lì)方式。有些管理者認(rèn)為:我已經(jīng)為我下屬的勞動付出了工資,沒有必要去做這些事情。如果你這樣對待下屬,你的下屬也會這樣對待你:公司為我支付了工資,我為公司付出了勞動,所以我沒有必要關(guān)心公司的前途。如果管理者和員工形成這樣的局面,就很難有愉快合作的工作氣氛了。

第四招誠實(shí)和值得尊敬

要想使下屬心悅誠服地聽從你的命令,你必須誠實(shí)并且值得下屬尊敬。你的誠實(shí)首先表現(xiàn)在你要勇于承認(rèn)自己的錯(cuò)誤,承認(rèn)錯(cuò)誤不但不會降低你在下屬心目中的威信,反而會增強(qiáng)下屬對你的信賴。另外,對待下屬應(yīng)該實(shí)事求是,如果下屬發(fā)現(xiàn)他受到了欺騙,則很難在恢復(fù)到原有的信任。

你的言行必須為下屬提供表率,"言必行,行必果"必須是你的做事宗旨。你要求下屬做到的事情,必須自己首先做到,否則就不要有這方面的要求。受人尊敬不是一件容易做到的事情,它需要你堅(jiān)持不懈地提高你的修養(yǎng)。
第五招注意下屬的行為,把過程管理和結(jié)果管理相融合
做管理者的人很容易犯一個(gè)毛病,只求結(jié)果而不講過程。這種管理方法,誰都會管,只是一種簡單的、粗暴的管理方法。試想沒有一個(gè)好的過程,能確保有一個(gè)好的結(jié)果嗎?

在世界一流的企業(yè)管理模式——卓越績效模式中,就卓越企業(yè)的評估就是關(guān)注過程和結(jié)果,把過程和結(jié)果相結(jié)合,并且認(rèn)為好的結(jié)果必定有好的過程;反之,認(rèn)為有好的過程,沒有產(chǎn)生好的結(jié)果,那這個(gè)過程必定是存在問題的,需要改善。在品質(zhì)管理的實(shí)踐中,就由品檢過渡到品保,把品檢和品保結(jié)合起來,才能確保產(chǎn)品的質(zhì)量。在對下屬的管理也是這樣的,把過程管理和結(jié)果管理結(jié)合起來,這要求我們的管理者要學(xué)會走動管理,走出辦公室、走進(jìn)現(xiàn)場,注意觀察和了解下屬的行為。如果交代下屬去辦的事情,要注意觀察和了解下屬的整個(gè)辦事過程,從中發(fā)現(xiàn)問題。比如,交代做的事,做的不理想,你要知道是下屬流程上不熟悉還是能力上不夠,是缺乏經(jīng)驗(yàn)還是態(tài)度不好,以便更好地指導(dǎo)。

在筆者的管理實(shí)踐中,筆者首先會了解下屬的教育背景以及他們的工作經(jīng)歷,這樣對他們的能力就有個(gè)評估,交代他們做的事情,就知道能做的好還是做不好,比如,你的下屬是一個(gè)應(yīng)屆畢業(yè)生,你要求他發(fā)傳真或者轉(zhuǎn)接分機(jī)電話,你應(yīng)該知道他可能不會,你就必須指導(dǎo)他一次或者交代另外一個(gè)會的人教他一次,這樣才能真正去培育你的下屬,你的下屬會從心里感激你,因?yàn)槟悴皇呛唵蔚拿钏?,而是在幫助他,你的影響力才會越來越大。如果你只是關(guān)注這個(gè)結(jié)果,而缺乏這個(gè)指導(dǎo)過程,結(jié)果就會發(fā)現(xiàn),根本沒有你想要的一個(gè)好結(jié)果。問他為什么沒做?你的下屬會告訴你,我沒做過我不會呀,又沒人教我,尤其是現(xiàn)代80后、90后員工。你除了生悶氣之外,還能干什么呢?所以注意下屬的行為在人才培育的過程中顯得特別重要。
第六招教會下屬要有管理意識,主動及時(shí)反饋

沒有做過管理人員的下屬,不知道你的上級最想知道的東西是什么。所以往往會缺乏反饋的管理意識,這個(gè)時(shí)候就要上級給予指導(dǎo)。作為上級的你,要告訴你的下屬,反正上級交代你做的事,做下屬的必須學(xué)會及時(shí)反饋,沒做完的事也記得及時(shí)報(bào)告進(jìn)度。曾經(jīng)流行的A管理模式就強(qiáng)調(diào)四小時(shí)反饋制度,現(xiàn)在科技發(fā)達(dá),反饋時(shí)間呈現(xiàn)縮短的趨勢。如果你的下屬總不記得及時(shí)反饋,做上級的就要盯著下屬,經(jīng)常提醒下屬,這樣下屬才會養(yǎng)成了一個(gè)習(xí)慣,信息就暢通。做下屬的自己體會一下,如果你的上級經(jīng)常催你要各種表格呀,問你事情做完了沒有,你會覺得很煩。殊不知,是你缺乏管理意識,不知道及時(shí)反饋,請你學(xué)會這一點(diǎn),將不會有更多的人煩你。
第七招檢查下屬的執(zhí)行力,幫助下屬提升

執(zhí)行力,簡單說就是能按時(shí)、按質(zhì)、按量完成任務(wù)。如果下屬不能按時(shí)、按質(zhì)、按量完成你交代要做的事,這個(gè)時(shí)候就要檢查一下是什么原因造成的。有可能是下屬不重視,那就是態(tài)度的問題;有可能是下屬的能力不夠,那就要培訓(xùn)提升能力;有可能是下屬的時(shí)間沒有安排好,那就要指導(dǎo)下屬如何進(jìn)行時(shí)間管理;有可能是沒有資源,下屬根本不可能做到,那就要反思自己交代事情時(shí)候,是否缺乏考慮。舉個(gè)例子來說,有一家公司,說今天要招聘,要約10個(gè)人來面試,老板交代管理人員,管理人員問到哪里找這么多人,網(wǎng)絡(luò)招聘要交錢才可搜簡歷的。老板說,我不管,你想辦法。管理人員交代下面的人說,你約10個(gè)人來面試,下面的人說,到哪里去找,管理人員說,我不管,你去想辦法。下面的人心想,你們不管,我也懶得管。到這天下班了,老板檢查結(jié)果,發(fā)現(xiàn)沒有人來應(yīng)聘,問怎么回事?下面的人說,我不知道到那里去找人,我找不到。管理人員說,我也找不到。最后老板才明白,原來是沒有資源,是沒有免費(fèi)的資源。這種執(zhí)行力無效,問題在老板自己。
第八招學(xué)會有效授權(quán),不只對人還要對事

一談到管理問題,就要談到授權(quán)問題。大家講要授權(quán)、授權(quán)、再授權(quán)的呼聲已經(jīng)很久了,但真正會授權(quán)的管理者還是不多的。要談到授權(quán)問題一定弄清楚什么人可以授權(quán),什么事可以授權(quán)。
情景領(lǐng)導(dǎo)對授權(quán)的人分四種情況:
(1)無能力、無意愿的人。
(2)無能力,有意愿的人。
(3)有能力,無意愿的人。
(4)有能力,有意愿的人。
管理者在管理和觀察中,發(fā)現(xiàn)(4)這種人,就完全可以授權(quán),只進(jìn)行結(jié)果管理就可以。(1)、(2)、(3)這三種人就不能完全授權(quán),要關(guān)注過程和結(jié)果管理。

對事授權(quán)可以分正常事和非正常事,比如辦公應(yīng)該交的水電費(fèi)、房租費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)、電話費(fèi)、正常的辦公設(shè)備維修、耗材的購買等,都是正常事,不需要太多的審批手續(xù),經(jīng)辦人告知就可以了,這樣經(jīng)辦人才有主動性,就會合理安排,而井井有條。否則,就會沒有效率。舉個(gè)例子來說:有些公司每花一分錢支出都要總裁批,如果未經(jīng)總裁批準(zhǔn)的支出,由責(zé)任人承擔(dān)。有一次電信公司催電話費(fèi)了,責(zé)任人多次找總裁審批交電話費(fèi)的錢,總裁很忙,找不到,一直沒批也就沒交。某一天電信公司突然把電話和網(wǎng)絡(luò)停掉了,結(jié)果無法辦公,追問是怎么回事,弄清楚原因了,追求誰的責(zé)任呢?責(zé)任人是誰呢?是總裁自己,是總裁對正常的事不會有效授權(quán)。非正常事的支出就可以經(jīng)過嚴(yán)格審批,這才可以控制費(fèi)用。順便提醒一下,授權(quán)不只是靠人,可以通過制度來授權(quán)。比如,預(yù)算制度。預(yù)算制度的背后,其實(shí)就是一種授權(quán),可以提高員工的積極性和主動性,提升管理效率。

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