中國移動(dòng)通信集團(tuán)內(nèi)蒙古有限公司呼和浩特分公司（以下簡稱呼和浩特移動(dòng)）是一個(gè)積極開拓、銳意進(jìn)取的企業(yè)，在過去的十年有了飛速發(fā)展。然而，在發(fā)展的歷程中，出現(xiàn)了許多管理漏洞，如日常所見的公文流轉(zhuǎn)、合同流轉(zhuǎn)、報(bào)賬等督辦不順暢就是其中一例。呼和浩特移動(dòng)根據(jù)實(shí)際情況，本著從創(chuàng)新工作機(jī)制、提高行政執(zhí)行力、促進(jìn)工作落實(shí)出發(fā)，推出四色預(yù)警督辦”制度，從而較好地解決了這一問題。本文嘗試將這一做法進(jìn)行沉淀，以饗讀者。

一、現(xiàn)有管理中存在的問題

我們承認(rèn)業(yè)務(wù)發(fā)展是企業(yè)生存、發(fā)展的根本和源泉，但如果基礎(chǔ)管理薄弱，后臺(tái)支撐作用不到位，必定最終影響業(yè)務(wù)的發(fā)展，這對(duì)公司的長遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。呼和浩特移動(dòng)現(xiàn)有的基礎(chǔ)行政管理工作存在某些缺陷和不足，已經(jīng)在一定程度上影響了公司的進(jìn)一步發(fā)展，具體而言在以下幾個(gè)問題。

（一）合同流轉(zhuǎn)時(shí)間過長，影響業(yè)務(wù)發(fā)展

合同是交易中約定雙方權(quán)利義務(wù)及相關(guān)交易事宜的協(xié)議。目前，呼和浩特移動(dòng)實(shí)行電子合同的審批流程，通過專業(yè)法律工作者以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同的法律問題、可行性及必要性進(jìn)行審核，以保證合同簽訂的嚴(yán)格性和嚴(yán)肅性，也通過電子合同審批，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。電子合同流轉(zhuǎn)完畢后，再進(jìn)行紙質(zhì)合同的正式簽訂。

但在實(shí)踐工作中，電子合同的流轉(zhuǎn)并不盡如人意，突出的問題有：一是電子合同的流轉(zhuǎn)時(shí)間過長，最長的流轉(zhuǎn)完畢需要2-3個(gè)月的時(shí)間，嚴(yán)重影響合同的簽訂工作，同時(shí)大大阻礙了業(yè)務(wù)的順利發(fā)展；二是從項(xiàng)目提出、確立到最終簽訂合同的各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不緊密、過于松散、時(shí)間跨度過長，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)工作的進(jìn)度；三是倒簽合同的現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致很多潛在問題的約定都失去實(shí)際意義，增加了公司可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，為后期發(fā)展埋下隱患。

（二）各類公文積壓情況嚴(yán)重，影響文件處理工作

為了便于公司相關(guān)政策的傳達(dá)以及重要事宜申請(qǐng)的審批快捷，呼和浩特移動(dòng)大多數(shù)文件都是通過電子流程以收發(fā)文的形式告知員工，但由于多種因素的存在，造成各類公文積壓嚴(yán)重，影響文件處理的速度。主要表現(xiàn)在以下主觀和客觀兩個(gè)方面。

主觀上造成公文積壓情況表現(xiàn)為：1、由于部門經(jīng)理收文不夠及時(shí)，有可能導(dǎo)致部門員工處理公文延時(shí)，傳達(dá)到一線的時(shí)間有所延誤；或部門經(jīng)理由于出差、休假等特殊原因不能及時(shí)處理公文，未將處理權(quán)限進(jìn)行授權(quán)，延誤公文的處理。2、公司三級(jí)經(jīng)理在點(diǎn)發(fā)文時(shí)，將某些不相關(guān)文件均傳閱部門所有員工，造成員工文件積壓。3、職能部室、城區(qū)營銷中心、旗縣分公司三級(jí)經(jīng)理對(duì)公司發(fā)文把關(guān)不嚴(yán)格，起草發(fā)文的人員欠缺公司發(fā)文的相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致公文成文后格式錯(cuò)誤，收文混亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。4、部分員工起草發(fā)文后，沒有即時(shí)送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門審批，滯留系統(tǒng)內(nèi)部，造成延滯。5、員工由于工作繁忙等原因不能及時(shí)處理公文，造成公文越積越多。6、某些發(fā)文的抄送部門過于繁多，造成傳閱的人數(shù)太多，進(jìn)而拉長公文處理的時(shí)間。

客觀上造成公文積壓情況表現(xiàn)為：1、公司發(fā)文中相當(dāng)數(shù)量的文件均經(jīng)過財(cái)務(wù)部，且財(cái)務(wù)部要對(duì)公司所有合同把關(guān)，造成財(cái)務(wù)部主任收發(fā)文件量過大。2、某些下屬部門由于OA連接不穩(wěn)定、停電、斷電等客觀原因?qū)е聠T工處理公文時(shí)間延滯。3、公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、市場部經(jīng)理收發(fā)文件數(shù)量太大，是收發(fā)文件最有壓力的人員。

（三）報(bào)賬不及時(shí)，影響財(cái)務(wù)管理

報(bào)賬不及時(shí)是公司各部門存在的普遍問題，承辦人員總是將報(bào)賬工作推到年底或?qū)Ψ綐O力催促的情況下，才開始走報(bào)賬的程序。甚至有的項(xiàng)目結(jié)算工作有可能延誤幾年的時(shí)間。這種工作拖沓的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了公司的財(cái)務(wù)管理工作，形成惡性循環(huán)的工作狀態(tài):一方面，使得大量的報(bào)賬工作集中在年底，財(cái)務(wù)人員既要應(yīng)對(duì)年底繁多的報(bào)表，又要處理大量報(bào)賬工作，壓力太大；另一方面，由于工作量的集中、繁雜，可能出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，造成循環(huán)重復(fù)，影響工作進(jìn)度。

二、存在問題的原因

以上存在的問題已經(jīng)對(duì)企業(yè)健康、持續(xù)的發(fā)展敲響了警鐘，就這些問題，筆者做了一些簡要分析，以便找出問題的根源及解決的方法。

（一）制度較完善，但執(zhí)行不到位

呼和浩特移動(dòng)在這十年的發(fā)展中，積累了不少經(jīng)驗(yàn)，也隨著不斷變化的周圍環(huán)境，進(jìn)行了一系列制度的完善工作。尤其今年年初，呼和浩特移動(dòng)先后頒布了《合同流程執(zhí)行考核辦法》、《關(guān)于規(guī)范電子合同審批時(shí)限的通知》、《各類合同付款方式規(guī)范》、《報(bào)賬的基本流程》等多項(xiàng)制度、辦法，細(xì)化管理內(nèi)容和范圍，明確具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，使得相關(guān)的工作具有可操作性和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。這些文件的出臺(tái)完善了管理制度，使很多工作都有章可循，在管理制度層面取得一定成績。雖然制度有了，但是執(zhí)行力卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有跟上。員工僅僅停留在簡單了解相關(guān)制度的層面上，工作開展依舊按照原先的思路和辦法，并沒有大的、根本性的改善，制度的出臺(tái)也就沒能最大程度地發(fā)揮其作用。

（二）工作拖沓、效率不高

工作效率問題已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要因素，作為企業(yè)的細(xì)胞單位----員工，他們的工作效率直接影響企業(yè)的整體發(fā)展水平和速度。在通常的觀念中，都把業(yè)務(wù)發(fā)展的快慢作為唯一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而忽視了基礎(chǔ)管理的重要性。如果基礎(chǔ)流程不夠順暢、基礎(chǔ)工作效率不高，勢必牽扯員工的精力，花費(fèi)大量的時(shí)間應(yīng)付在未完成的類似流轉(zhuǎn)合同、報(bào)賬等工作上，無法全身心投入到業(yè)務(wù)拓展工作中。同時(shí)，由于歷史發(fā)展的原因，很多員工已經(jīng)形成重業(yè)務(wù)發(fā)展，輕基礎(chǔ)工作的觀念，對(duì)于基礎(chǔ)工作總是采取拖沓的工作態(tài)度，不是積極的處理，這也是出現(xiàn)以上現(xiàn)象的重要原因。

（三）缺乏有效的跟蹤管理制度

正如前面所論述的，我們已經(jīng)出臺(tái)的制度、辦法對(duì)于具體工作的規(guī)定是較全面、較完善的，是適應(yīng)呼和浩特移動(dòng)現(xiàn)有發(fā)展需要的，但遺憾的是未將工作真正落到實(shí)處。員工對(duì)于已有制度、辦法的理解和應(yīng)用并不令人滿意，其原因在于缺乏有效的跟蹤管理制度。我們注重制度的完整性和嚴(yán)密性，但忽視了根據(jù)制度、辦法進(jìn)行具體工作的落實(shí)，在有效追蹤各項(xiàng)基礎(chǔ)工作進(jìn)度上有明顯的漏洞，未能通過有效的跟蹤管理制度，對(duì)員工的工作進(jìn)行監(jiān)督和敦促，已有制度和辦法未能深入人心，并發(fā)揮其積極作用。

三、制定四色預(yù)警督辦”制度 ，提高企業(yè)管理效能

通過以上對(duì)呼和浩特移動(dòng)現(xiàn)有管理制度中存在問題及原因的分析，可見加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作、完善相關(guān)制度非常必要，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)公司整體良性運(yùn)行有著重要支撐作用。

通過上面分析可以發(fā)現(xiàn)，公司主要癥結(jié)在于督辦工作的滯后。為此，我們?cè)O(shè)計(jì)出四色預(yù)警督辦”制度，以期改變現(xiàn)有制度、辦法執(zhí)行滯后的情況。

（一）四色預(yù)警督辦”中顏色代表的含義

督辦以扣分情況分為綠、黃、橙、紅四個(gè)等級(jí)，分別代表：

綠色（0----10分）：執(zhí)行力、工作效率有待提升，提出警告；

黃色（11---30分）：執(zhí)行力低，工作效率低，提出嚴(yán)重警告；

橙色（31---60分）：執(zhí)行力差、工作效較率低，扣績效；

紅色（61分以上）：執(zhí)行力極差，工作效率極低，扣績效并納入淘汰管理。

（二）四色預(yù)警”評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)
1、合同流轉(zhuǎn)督辦
2、公文流轉(zhuǎn)督辦
3、報(bào)賬督辦
4、其他決策督辦

（三）督辦形式

督辦采取每周以郵件形式由綜合部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行通報(bào)；每月以發(fā)文形式由綜合部進(jìn)行通報(bào)；每季度由綜合部進(jìn)行四色預(yù)警通報(bào)，并報(bào)送績效管理委員會(huì)，進(jìn)行績效考核體系。

通過四色預(yù)警督辦”制度，完善企業(yè)管理制度中的漏洞和不足，督促員工盡快完成相關(guān)工作，并將具體工作的落實(shí)與員工的績效相聯(lián)系，以嚴(yán)格的考核方式進(jìn)行剛性管理，以便形成良好的工作習(xí)慣和氛圍。把督辦制度作為推動(dòng)公司各項(xiàng)工作發(fā)展的催化劑”和助推器”，通過完善現(xiàn)有管理制度、創(chuàng)新管理方式提高企業(yè)管理效能，為企業(yè)的穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展發(fā)揮重要作用。

四、四色預(yù)警督辦”制度，促進(jìn)了公司良性運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展

（一）、觀念上求轉(zhuǎn)”。認(rèn)識(shí)的程度決定工作開展的力度。針對(duì)實(shí)際工作中不同程度存在的督辦工作形式多、落實(shí)到位少，被動(dòng)應(yīng)付多、主動(dòng)出擊少，制度制定多、認(rèn)真執(zhí)行少的問題，呼和浩特移動(dòng)確立了以管理促規(guī)范，以督辦促落實(shí)”的工作思路。

呼和浩特移動(dòng)通過周、月、季度等不同形式的通報(bào)，從而強(qiáng)調(diào)了督辦的重要作用，提升了督辦工作的重要程度，加深員工對(duì)督辦工作的理解和認(rèn)識(shí)，改變了大家對(duì)于督辦工作的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)并從觀念上給與了足夠的重視。

在此基礎(chǔ)上，呼和浩特移動(dòng)把對(duì)督辦工作重視與否、抓落實(shí)的力度大小，作為對(duì)各部門負(fù)責(zé)人績效考評(píng)的組成部分，在全公司營造了以督辦促發(fā)展的濃厚氛圍。

（二）、要求上求嚴(yán)”，以規(guī)范的內(nèi)容服務(wù)公司發(fā)展

作為公司的督辦制度，四色預(yù)警督辦”制度以嚴(yán)”字為根本，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一是嚴(yán)格完善制度，堅(jiān)持督辦工作的規(guī)范性。呼和浩特移動(dòng)在公司范圍內(nèi)以發(fā)文的形式頒布四色預(yù)警督辦”制度，使大家明確了督辦具體辦什么、怎樣辦和查到什么程度，確保了督辦工作制度化、規(guī)范化。

二是嚴(yán)格內(nèi)容依據(jù)，防止督辦工作的盲目性。自年初開始，呼和浩特移動(dòng)先后頒布了的多項(xiàng)制度、辦法，將督辦的內(nèi)容和范圍細(xì)化，明確具體的扣分標(biāo)準(zhǔn)，分門別類量化成百分，保證了督辦行動(dòng)有方案，獎(jiǎng)懲有依據(jù)。

（三）、形式上求活”，以創(chuàng)新的形式服務(wù)公司發(fā)展

四色預(yù)警督辦”制度自頒發(fā)之日起，注意融入到公司的各項(xiàng)后臺(tái)工作，同時(shí)采取了綜合部和財(cái)務(wù)部聯(lián)合督查的形式，使督查工作由單項(xiàng)的單打獨(dú)斗”變?yōu)辇R抓共管”。

為了方便公司各部門及時(shí)了解督辦工作的進(jìn)展情況，并認(rèn)真改進(jìn)部門中存在的問題，督辦工作以公司發(fā)文的形式進(jìn)行全公司范圍內(nèi)的流轉(zhuǎn)，從而提高督辦質(zhì)量。

（四）、結(jié)果上求實(shí)”，以顯著的效果推動(dòng)公司發(fā)展

通過督辦工作的開展，做到定職責(zé)、定期限、定標(biāo)準(zhǔn)、定獎(jiǎng)懲，并將周通報(bào)、月通報(bào)、季度通報(bào)相結(jié)合，年終總評(píng)根據(jù)單位和個(gè)人的扣分情況，把督查結(jié)果與部門問責(zé)有機(jī)結(jié)合起來，將軟指標(biāo)”變成了硬任務(wù)”，切實(shí)增強(qiáng)了部門領(lǐng)導(dǎo)及員工的緊迫感和責(zé)任感，使大家將更多的精力投入到思考和探討如何強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高工作核心效能等深層次問題上，工作態(tài)度逐漸由被動(dòng)應(yīng)付轉(zhuǎn)向主動(dòng)出擊，工作作風(fēng)逐漸由粗放管理向細(xì)致入微轉(zhuǎn)變。

自四色預(yù)警督辦”制度頒布以來，以合同流轉(zhuǎn)為例，在7月1日——8月7日時(shí)間段內(nèi)，呼和浩特移動(dòng)合同流轉(zhuǎn)過程中滯留環(huán)節(jié)不斷縮短，合同流轉(zhuǎn)效率提升33%左右（見圖1），合同流轉(zhuǎn)、歸檔速度顯著提升，重復(fù)流轉(zhuǎn)次數(shù)、中間滯留環(huán)節(jié)不斷縮減。

四色預(yù)警督辦”制度的輻射作用還涉及到公文流轉(zhuǎn)、報(bào)賬申請(qǐng)、會(huì)議決策以及一些臨時(shí)性事項(xiàng)，涵蓋了后臺(tái)支撐的多項(xiàng)工作。開展督辦工作使用心加認(rèn)真促落實(shí)”的理念更加深入人心，標(biāo)準(zhǔn)要求高起來”，工作流程細(xì)起來”，績效考核嚴(yán)起來”，執(zhí)行能力緊起來”，推動(dòng)了各項(xiàng)決策部署得以順利推行。

呼和浩特移動(dòng)積極洞察自身發(fā)展的不足，根據(jù)實(shí)際工作的需要，推出四色預(yù)警督辦”制度，把督辦作為推動(dòng)公司各項(xiàng)工作發(fā)展、落實(shí)各項(xiàng)制度的重要途徑，創(chuàng)新督辦方式、加大督辦力度，為有效推動(dòng)公司后臺(tái)支撐部門的發(fā)展，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹到位，考核獎(jiǎng)懲執(zhí)行到位起到了良好的推動(dòng)作用。

作者：李改梅為呼和浩特移動(dòng)公司綜合部副經(jīng)理。