中國(guó)銀行業(yè)與國(guó)外銀行最大的差距在于服務(wù)--無論是服務(wù)的理念、服務(wù)的手段、服務(wù)的營(yíng)銷或服務(wù)的管理。西方銀行長(zhǎng)期以來一直處于比較激烈的競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，在客戶服務(wù)方面積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)。國(guó)內(nèi)銀行在此方面才剛剛起步，銀行呼叫中心最早從2000年開始引入概念，很多銀行一邊規(guī)劃呼叫中心的業(yè)務(wù)功能，一邊開始進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，從簡(jiǎn)單地接受客戶咨詢、投訴開始，到可以實(shí)現(xiàn)銀行賬戶的查詢、轉(zhuǎn)賬的自助交易功能，目前又要努力將呼叫中心發(fā)展成為銀行的營(yíng)銷、服務(wù)中心，呼叫中心的功能越來越多，發(fā)揮的作用也越來越大。銀行呼叫中心至少包括四個(gè)方面的職能，服務(wù)咨詢、服務(wù)監(jiān)督、交易處理、外呼營(yíng)銷，其中咨詢服務(wù)包括投訴處理仍是最基本的職能?？蛻舴?wù)最基本的工作包括解答客戶咨詢、受理客戶疑難問題、化解客戶抱怨、受理客戶投訴等，如何能夠在這些看似簡(jiǎn)單，卻又復(fù)雜的業(yè)務(wù)中，高效率的幫助客戶，提高客戶服務(wù)的效率，提高客戶對(duì)銀行服務(wù)的滿意度，成為我們不斷探索和研究的內(nèi)容。
一、建立并完善業(yè)務(wù)信息資料庫(kù)
呼叫中心首先要建立業(yè)務(wù)信息資料庫(kù)。業(yè)務(wù)信息資料庫(kù)是座席代表“戰(zhàn)斗的武器”，“武器”的好壞，直接影響到座席代表處理客戶問題的效率。資料庫(kù)的設(shè)計(jì)不必要追求大而全，在我們的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，比較有效、座席代表使用較為方便的資料庫(kù)的是將業(yè)務(wù)知識(shí)設(shè)計(jì)為FAQ形式，座席代表可以通過關(guān)鍵字索引很快地找到答案。因此要求資料庫(kù)的問題要由呼叫中心的客戶專家和業(yè)務(wù)部門的專家共同設(shè)計(jì)、審核，大多數(shù)的客戶只需要了解操作層面的問題，很少涉及專業(yè)或技術(shù)性的內(nèi)容，因此，資料庫(kù)的FAQ中的答案要提示操作要點(diǎn)，另外資料庫(kù)中要設(shè)計(jì)一個(gè)計(jì)數(shù)器，統(tǒng)計(jì)客戶所問問題的頻率，定期對(duì)客戶問題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，查找出使用頻率非常高、較高、較低和非常低的問題，對(duì)各類業(yè)務(wù)問題重新分類、組合和排列。
另一方面，資料庫(kù)的及時(shí)更新至關(guān)重要?？蛻舻膯栴}往往具有時(shí)間性，經(jīng)常在某一產(chǎn)品、或某一促銷活動(dòng)開始時(shí)，呼叫中心要應(yīng)對(duì)客戶大量的咨詢，如果只依賴業(yè)務(wù)部門提供文件、或等待業(yè)務(wù)部門進(jìn)行通知，呼叫中心往往錯(cuò)過了進(jìn)行業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)宣傳的最佳時(shí)機(jī)。因此我們要求在所有的呼叫中心中配備專職的信息管理員，他們每天專職收集銀行內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息，包括從企業(yè)網(wǎng)站、各種宣傳媒體等收集銀行、金融信息，將業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化成座席代表可以直接使用的FAQ形式，或以通告欄的形式提醒座席代表注意。他們另一項(xiàng)重要職責(zé)就是檢查座席代表轉(zhuǎn)發(fā)的客戶疑難問題，與業(yè)務(wù)部門直接進(jìn)行電話、郵件溝通，及時(shí)找到答案，反饋給座席代表。
二、建立統(tǒng)一的服務(wù)規(guī)范
規(guī)范是一種標(biāo)準(zhǔn)、法則，服務(wù)規(guī)范也是呼叫中心最基本的管理制度。在我們的服務(wù)規(guī)范中，對(duì)座席代表的服務(wù)形象、服務(wù)語言、服務(wù)流程、客戶呼入電話的處理、呼出電話的處理流程等都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。
我們要求各個(gè)呼叫中心必須統(tǒng)一著裝。統(tǒng)一著裝不僅是為了樹立企業(yè)形象的需要，對(duì)在呼叫中心的每個(gè)工作人員來說，穿著制服可以強(qiáng)化他們的主人翁意識(shí)，在對(duì)客戶服務(wù)的過程中，每一個(gè)工作人員代表的是企業(yè)，而不是個(gè)人。在實(shí)踐中，我們也的確覺察到統(tǒng)一制服后，呼叫中心的工作面貌有了積極的改進(jìn)。
在服務(wù)規(guī)范中，我們要求座席代表在辦理客戶電話中堅(jiān)持：認(rèn)真傾聽、適當(dāng)引導(dǎo)、努力化解、積極協(xié)商十六字。
傾聽是座席代表應(yīng)具備的基本技能之一。座席代表在應(yīng)對(duì)客戶電話過程中，要耐心請(qǐng)聽，充分了解客戶的需要，并在傾聽的過程中，以誠(chéng)懇的態(tài)度，說“對(duì)”、“是”、“我明白”等語言作回應(yīng)。
適當(dāng)引導(dǎo)是要求座席代表正確分辨客戶的真實(shí)意圖，尋找為客戶解決問題的關(guān)鍵。通過循序漸進(jìn)使用開放或封閉式語言，適當(dāng)提問客戶或重復(fù)客戶的問題，準(zhǔn)確區(qū)別分辨，迅速了解客戶的意圖適時(shí)作回應(yīng)。
努力化解是當(dāng)座席代表接到客戶投訴后，要耐心地聽取客戶投訴，作出正面解釋，不與客戶爭(zhēng)論，避免矛盾升級(jí)，并積極化解客戶投訴。如果無法通過解釋避免客戶投訴，座席代表就需要積極與客戶協(xié)商解決方案。這對(duì)座席代表是比較高的要求，座席代表需要了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作流程，并要具備一定的應(yīng)變能力。如對(duì)于卡、折丟失的客戶、需要取款、或類似緊急情況的客戶，就需要座席代表能夠靈活應(yīng)變，為客戶提出應(yīng)急的方案。
三、加強(qiáng)與各部門的溝通
通過不斷完善資料庫(kù)、加強(qiáng)對(duì)座席代表的培訓(xùn)，提高他們的服務(wù)技能，呼叫中心對(duì)客戶問題的處理能力也在逐漸提高。發(fā)展至今，我們感到驕傲的是在呼叫中心內(nèi)部可以完成的客戶咨詢、投訴電話所占比率越來越高，各業(yè)務(wù)部門也從不理解、逐漸轉(zhuǎn)為理解，繼而主動(dòng)配合，并給與支持。當(dāng)然，其間呼叫中心也在不斷努力地與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，并逐步在建立一套體系，通過規(guī)定、制度進(jìn)行約束，共同提高客戶服務(wù)水平。
經(jīng)過不斷努力，近幾年，我們?cè)诤艚兄行牡亩ㄎ缓臀磥戆l(fā)展中逐漸取得主動(dòng)。通過文件的形式清晰定位了各部門在客戶服務(wù)過程中的職責(zé)和作用。同時(shí)，我們也通過各種方法主動(dòng)積極宣傳營(yíng)銷呼叫中心的服務(wù)和重要作用，使各個(gè)業(yè)務(wù)部門逐漸了解客戶服務(wù)中心，變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)的營(yíng)銷，積極爭(zhēng)取各業(yè)務(wù)部門的支持。
目前我們的呼叫中心要接受銀行內(nèi)、銀行外各界的監(jiān)督。我們從銀行內(nèi)各業(yè)務(wù)部門、工會(huì)、團(tuán)委、退休老干部以及行外一般社會(huì)公眾中選定10-15名義務(wù)監(jiān)督員，每月對(duì)客戶服務(wù)中心的服務(wù)進(jìn)行打分和評(píng)比。將呼叫中心的服務(wù)公開化，讓更多的人了解新的服務(wù)渠道，感受新的服務(wù)方式。
同時(shí)，呼叫中心建立了與各業(yè)務(wù)部門或分支機(jī)構(gòu)的交流制度，每季度至少組織一次（時(shí)間不少于1天）部分業(yè)務(wù)部門或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在客戶服務(wù)中心進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，交流客戶服務(wù)問題，提出改進(jìn)建議等。
呼叫中心是銀行與客戶重要的接觸點(diǎn)，呼叫中心所能覆蓋到的客戶群體遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其它銀行渠道，呼叫中心也成為銀行網(wǎng)點(diǎn)、柜臺(tái)8小時(shí)以外的重要服務(wù)渠道，成為銀行服務(wù)的最后一道屏障。在銀行服務(wù)不斷提高的過程中，呼叫中心也在不斷的更新服務(wù)理念、提出更高的服務(wù)要求，不斷追求更高、更遠(yuǎn)的發(fā)展。
作者為中國(guó)建設(shè)銀行電子銀行部市場(chǎng)營(yíng)銷處處長(zhǎng)；
