資料顯示，隨著公安部頒布的《公安機關(guān)監(jiān)督檢查企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部治安保衛(wèi)工作規(guī)定》在2007年10月1日正式實施，來訪賓客進出安全管理問題成為各級政府機關(guān)及企事業(yè)單位的頭等大事。特別社會經(jīng)濟的快速發(fā)展及融合，各種外來人員流動性的日益頻繁，更增加了安全隱患。為此專門研發(fā)了智能訪客登記管理系統(tǒng)，加強登記有序管理，防止安全事故發(fā)生。智能訪客管理系統(tǒng)的研發(fā)更是可以安全可靠地進行來訪人員管理，不僅可以保障各個單位的安全，更可以提高企事業(yè)單位的電子化訪客登記水平和形象。
縱觀整個人員出入管理發(fā)展歷程，我們會發(fā)現(xiàn)，這所有的行業(yè)其實都在解決一個問題：讓正規(guī)來訪進行，阻止無關(guān)人員進入。但通道、門禁、梯控似乎只做了局部限制，當他進入場所以后我們就失去了對他的控制。正如一個人來敲了我們家的門，只要他敲了門，門就會開，如果他擁有我家臥室房門的鑰匙，便可以進入任何一個房間，沒辦法進行管制，安全事故也因此發(fā)生。訪客管理系統(tǒng)的誕生有效緩解了系列問題。
主動式智能訪客管理將取代被動
無論是上文的手工登記，還是計算機登記，其實都不是成熟的訪客管理，他們僅僅做了訪客管理的一個部分——身份確認。目前市場需要的是能夠給用戶帶來良好體驗，又可確保安全訪問的訪客管理系統(tǒng)！這種訪客管理不僅要確保他進入場所的身份安全，同時要確保他場所內(nèi)部的訪問安全。
那么，在這個用戶體驗為主的時代，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶體驗、又做到高效安全的訪客管理呢？答案只有一個，化被動為主動！我們可以在入口處設置自助式的訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問，自助訪客終端登記速度比被動式的登記速度更快；且能夠與通道、梯控、門禁聯(lián)動，實現(xiàn)對訪客場內(nèi)軌跡的查看；同時，我們可以根據(jù)場所人流量配置多臺自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。
被動式訪客登記系統(tǒng)只是過渡產(chǎn)品，真正的訪客管理將是主動式智能管理的天下。我不得不說我佩服那些有著敏銳嗅覺并快速反應的企業(yè)。就我所知，單做訪客機排隊機起家的中振以及在通道行業(yè)頗有影響力的杭州立方已經(jīng)將主動式智能訪客管理系統(tǒng)推向了市場，并成功運用在了法院、商務大樓等場所。其中中振推出了MR-H8電話-短信訪客登記一體機，該款機型支持來訪者自助登機和預約登記功能。來訪者到達場所后，可在登記設備上自助登記身份信息，設備將自動撥通被訪人電話，確認是否發(fā)卡；這張卡可通過通道閘機、電梯、門禁，帶領(lǐng)訪客暢通無阻的到達被訪人區(qū)域；同時這款機子還支持網(wǎng)絡預約功能，被訪人通過瀏覽器登記預約來訪人身份和手機號，系統(tǒng)便會自動給來訪人手機發(fā)送短信預約號，來訪人到達大廳后，直接輸入預約號即可吐卡。
智能訪客系統(tǒng)受關(guān)注
目前市面上的訪客系統(tǒng)主要分兩類，一類是登記式訪客系統(tǒng)，另一類是智能訪客系統(tǒng)。登記式訪客系統(tǒng)主要靠大樓的物業(yè)人員前臺等來操作登記來訪者信息，確定來訪者身份，發(fā)放來訪者通行權(quán)限，而智能訪客系統(tǒng)主要是由來訪者自助的進行登記個人信息，由被訪者來確認來訪者的身份以及發(fā)放來訪者的通行權(quán)限。智能訪客系統(tǒng)一般也可以分為兩類，一類是VoIP訪客系統(tǒng)，一類是自助語音訪客系統(tǒng)。
VOIP訪客系統(tǒng)是通過IP電話機與被訪者視頻通話（被訪者能看到來訪者，來訪者不能看到被訪者），由被訪者確認來訪者身份，發(fā)放相應的通行權(quán)限。這種系統(tǒng)的弊端有二，一是IP電話機的價格較昂貴，大樓內(nèi)的公司越多就意味著使用的IP電話機數(shù)量會越多，且IP電話機不能當做普通的電話機使用，所以造價也就相對昂貴。二是物業(yè)管理者處所留有的信息只有一張照片信息和照片上的人訪問了誰，相對來說信息量較少。
◇ 自助語音訪客系統(tǒng)
自助語音訪客系統(tǒng)是來訪者通過在自助終端機上登記自己的信息，自助終端撥打被訪者的電話或者手機，由被訪者確認來訪者身份，發(fā)放相應的通行權(quán)限。自助語音訪客系統(tǒng)由受訪者通過電話或視頻等親自確認訪客，判斷訪客的權(quán)限，避免了由于物業(yè)和承租戶溝通不暢的問題而可能導致的誤授權(quán)的可能。在來訪者請求受訪者發(fā)放拜訪權(quán)限時，受訪者可以拒絕拜訪，能有效避免上門推銷等打擾受訪者，不受歡迎的人員進入等情況發(fā)生。
當拜訪結(jié)束，刷卡通過通道設備后，卡片將注銷此次拜訪的所有授權(quán)，可以不再進行任何操作便能下次使用，這樣能有效的節(jié)省管理者的人力成本，也能避免來訪者將卡帶走下次不重新登記進入，有效的提高了大廈的安全性。
智能訪客系統(tǒng)由被訪者自己確認來訪者信息，身份的真實性得到保障。發(fā)放的權(quán)限卡有相應的限制，來訪者進入大樓后不能隨意的到其他辦公區(qū)域走動逗留。能有效的提高大樓的安全性。當大廈的訪問人流量較大時只要增加自助訪客終端即可，避免了人流量打造成大廈的大廳擁堵現(xiàn)象。
由于智能訪客系統(tǒng)的是由來訪者與被訪者互動操作，物業(yè)管理人員不直接參與，減少了管理成本和矛盾糾紛也減少了被訪者被騷擾的可能性。
IP浪潮席卷訪客管理
隨著安防IP化浪潮，安防產(chǎn)品IP化的大勢所趨，所以在選擇訪客系統(tǒng)時選用IP化的產(chǎn)品將會給布線安裝等帶來很大的便利。自助語音系統(tǒng)基本架構(gòu)采用TCP/IP組網(wǎng)結(jié)構(gòu)，保障了高速率的數(shù)據(jù)傳輸，各個子系統(tǒng)之間即保持了緊密的聯(lián)系，又符合模塊化設計的原理，可根據(jù)實際需要，自由的添加或減少子系統(tǒng)中的組件，不影響其他子系統(tǒng)功能。
若一棟大廈中有多家公司，為了方便管理需嚴格的控制來訪者的訪問權(quán)限。例如，來訪者A獲得的是5樓501公司的訪問權(quán)限，但是A卻乘電梯到了6樓，順手將602公司的電腦偷走。這種情況下602公司勢必要找大廈的管理者理論，因為是管理者管理不嚴造成他們的財產(chǎn)損失。那么如何避免類似的問題出現(xiàn)呢？訪客系統(tǒng)應該做到與其他系統(tǒng)的聯(lián)動，以上面的案例為例，在發(fā)放卡片進行授權(quán)時就應該只給來訪者A在5樓501的訪問權(quán)限，與梯控系統(tǒng)聯(lián)動，在乘電梯時只允許該授權(quán)拜訪5樓，其他樓層的按鍵不響應其操作。與門禁系統(tǒng)聯(lián)動，在5樓各個公司的門禁之間只有501有響應其操作，502等其他門將不響應其操作。在樓層與樓層之間安裝權(quán)限認證，限制其通過消防通道進入其他樓層。這樣嚴格的控制來訪者的訪問區(qū)域能有效、安全、方便的管理客戶的來訪。
智能訪客管理普及需要成本的降低
2013年1月1日，一代身份證將不再有效，這就意味著二代身份證真正的全面普及。二代身份證普及給訪客管理帶來的好處就是在登記訪客信息時更加的方便快捷。更重要的是由于二代身份證難以仿制，避免了來訪者使用假證件而帶來的安全隱患。配合攝像頭抓拍來訪者的照片以供警衛(wèi)等對比，防止授權(quán)的卡片給他人使用，更能提高樓宇的安全性。
目前，由于智能訪客系統(tǒng)的造價相對較高，市場普及率不是很高，常見的還是以登記式訪客系統(tǒng)為主。智能訪客系統(tǒng)主要應用于高端的寫字樓，對安全性，智能化要求較高的場所。典型的案例有上海越洋國際廣場的VOIP訪客系統(tǒng)、上海中信城的VOIP訪客系統(tǒng)、北京創(chuàng)新大廈移動總部的自助語音訪客系統(tǒng)。
但在未來，隨著人們安全意識的提高，智能化的普及，以及用戶對人性化服務的追求，智能訪客系統(tǒng)將會逐步的普及，當然隨著科技的發(fā)展和生產(chǎn)技術(shù)的提高，系統(tǒng)的造價成本也將逐漸降低。
