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如何避免排班管理與客服的矛盾沖突？

呼叫中心排班管理的本質(zhì)是一種博弈，包括服務(wù)水平與員工舒適度之間的博弈，管理便利性與資源利用率之間的博弈，以及效率與公平之間的博弈。

一、排班管理中的矛盾
首先，服務(wù)水平與員工舒適度在某些方面存在著一定的矛盾關(guān)系。從呼叫中心對服務(wù)水平的要求而言，要求給客服代表安排的班次能夠盡可能地?cái)M合話務(wù)規(guī)律，所有客服代表一視同仁參與輪班。同時(shí)為了擬合話務(wù)，上下班的時(shí)間點(diǎn)比較靈活，這樣安排在人性化方面就會有所欠缺，而客服代表希望盡可能安排舒適的班次，能夠個(gè)性化的安排，以及上下班的時(shí)間固定，使上班具備明顯的規(guī)律性。

其次，管理便利性與資源利用率之間也存在著一定的矛盾。從管理便利性方面出發(fā)，為了便于呼叫中心一線管理，往往要求以班組為單位進(jìn)行排班，每天上班時(shí)間與下班時(shí)間能夠相對集中，同時(shí)要求每個(gè)客服代表工作的座席能夠固定下來；從資源利用率方面出發(fā)，則要求排班的單位越小越好，最好是細(xì)化到以個(gè)人為單位進(jìn)行排班，每天的工作時(shí)間不確定，根據(jù)話務(wù)變化靈活安排，以及座席資源能夠充分復(fù)用。

第三，效率與公平之間存在一些分歧。如果從效率而言，為了滿足話務(wù)的需要，每個(gè)客服代表每個(gè)月上的各種班次的數(shù)量、總的工時(shí)以及休假的天數(shù)將會有較大的差異，公平性有所欠缺；呼叫中心的排班師經(jīng)常會說到這樣一句很有概括性的話：“不患寡而患不均”，從中可以看出客服代表對公平安排的渴望，他們往往要求每個(gè)月每個(gè)座席代表所上的各種班次的數(shù)量、總工時(shí)以及休息天數(shù)能夠一致與平等。

二、排班矛盾的應(yīng)對策略

呼叫中心排班管理的本質(zhì)是一種博弈，包括服務(wù)水平與員工舒適度之間的博弈，管理便利性與資源利用率之間的博弈，以及效率與公平之間的博弈。

實(shí)施排班的目標(biāo)在于找到博弈的高效平衡點(diǎn)，使之達(dá)到在準(zhǔn)確的時(shí)間將準(zhǔn)確技能的人安排到準(zhǔn)確的座席上，上準(zhǔn)確的班次，同時(shí)保證：

（1）不增加人，提升接通率服務(wù)水平與客戶滿意度，形成良好的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)；

（2）在良好的服務(wù)水平基礎(chǔ)上充分考慮員工的工作舒適，提升內(nèi)部滿意度，構(gòu)建和諧的工作氛圍；

（3）要便于中心統(tǒng)籌管理和一線現(xiàn)場管理。

呼叫中心排班管理可視為一個(gè)統(tǒng)籌規(guī)劃的工作。由于外部環(huán)境是在不斷發(fā)生變化的，例如公司推出某項(xiàng)優(yōu)惠業(yè)務(wù)、群發(fā)短信等，一般呼叫量都會上升；客服代表的需求也是在不斷發(fā)生變化的，例如某客服代表參加業(yè)務(wù)考試、借調(diào)等，當(dāng)天不能正常上班。因此在實(shí)施排班管理過程中需要排班師依據(jù)一定的經(jīng)驗(yàn)及實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

在排班過程中遇到的影響因素，比如法定的工時(shí)，在排班中必須給予充分考慮，否則排班的結(jié)果將可能無法應(yīng)用。所以排班要在一定的約束條件下來制定相關(guān)的排班策略；在排班過程中或結(jié)束后都需要排班師依據(jù)一定的經(jīng)驗(yàn)及實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，不斷地優(yōu)化。在具體實(shí)施排班管理過程中必須綜合考慮多方面的影響因素，包括員工舒適度因素、輪換因素、法定因素、管理因素、個(gè)性化因素等。

第一，員工舒適度因素

員工舒適度因素包括班次個(gè)數(shù)與長度、連續(xù)上班天數(shù)、吃飯時(shí)間及吃飯占用時(shí)間、連續(xù)休息天數(shù)、月休息天數(shù)等。筆者所在的呼叫中心以表1的影響因素建立排班策略，以保證員工在輪班上能夠達(dá)到一定的舒適度。

第二，輪換規(guī)則因素

為確保輪換公平與生活作息規(guī)律，班次安排具備一定的規(guī)律性，同時(shí)又能很好地?cái)M合話務(wù)，例如筆者所在的呼叫中心將部分輪換規(guī)則設(shè)置為“早→早→早→休→晚→晚→晚→休→休”，在兩個(gè)休息之間的班次盡可能排同一種班次或兩種班次，而當(dāng)有兩種班次時(shí)，則盡可能排兩個(gè)時(shí)間相近的班次。這是為了保證員工的上班作息有一個(gè)相對穩(wěn)定的規(guī)律感受，對于員工班表比較易記，且又提高了員工舒適度。如表2所示，筆者所在的呼叫中心排班基本上能保證員工在兩個(gè)休息間的班次穩(wěn)定，轉(zhuǎn)班的次數(shù)較少，利于員工作息規(guī)律，一直以來排班滿意度也較高。

第三，法定因素

《勞動法》因素主要是對月上班工時(shí)的約束，例如目前每月“法定”的上班工時(shí)為166.64小時(shí)，每月排班工時(shí)要求一定要在這個(gè)工時(shí)左右，而有超過部分需要給員工報(bào)加班。

第四，公平性因素

公平性因素包括休息天數(shù)均衡、晚班均衡、班次均衡、工時(shí)均衡等。筆者所在的呼叫中心以表3的公平性因素作為排班策略。其中在節(jié)假日休息或上班的因素上，我中心不執(zhí)行均衡的原則，是以員工班組需求來優(yōu)先安排，是由于員工在需求上剛好有部分要求休息及部分要求上班的，節(jié)假日上班的可以拿到三倍工資而受到部分員工的喜歡而要求安排上班。

第五，管理因素

管理因素主要包括A、B角配對原則與座席位置安排兩個(gè)方面，主要是為了便于一線的管理而設(shè)置，筆者所在的呼叫中心以表4的管理因素設(shè)置排班策略。

第六，個(gè)性化因素

個(gè)性化因素主要包括生日休假、特殊員工班次、獎(jiǎng)勵(lì)性自主排班等，主要是為了根據(jù)員工的特殊喜好或需求，個(gè)性化地進(jìn)行排班，以提升員工的工作感受與滿意度，筆者所在的呼叫中心以表5的個(gè)性化因素設(shè)置排班策略。

三、指標(biāo)回顧及排班改進(jìn)

排班管理還需要時(shí)刻改進(jìn)，對每次排班要達(dá)成的目標(biāo)進(jìn)行及時(shí)的回顧，這種回顧應(yīng)每天、每周、每月進(jìn)行及時(shí)的回顧，回顧預(yù)測來電與實(shí)際來電的差距、服務(wù)水平等指標(biāo)的達(dá)成、特殊情況的記錄、存在的問題及改進(jìn)的方式等。這里要重點(diǎn)提示一下月回顧，月回顧不僅要回顧各項(xiàng)指標(biāo)的達(dá)成情況、當(dāng)月排班問題的回顧與改進(jìn)措施的制定和實(shí)施，還需要根據(jù)當(dāng)月預(yù)測準(zhǔn)確性的情況對后續(xù)各月的中長期業(yè)務(wù)規(guī)劃進(jìn)行修訂和完善。只有堅(jiān)持不懈地不斷改進(jìn)，才會使排班更好地符合業(yè)務(wù)的需求。

排班管理實(shí)質(zhì)上還是團(tuán)隊(duì)建設(shè)的問題。要想做好排班管理，最重要的前提就是是否了解你身邊的每一位客服代表，也就是說客服代表是你的兄弟姐妹，還是任意驅(qū)使的工具？

如果你做到了對每個(gè)員工心中有數(shù)、關(guān)懷備至，才能做好排班管理。概括為一句話，我認(rèn)為排班管理就是“合理分組，小留余量；適度放權(quán)，勤于檢查；預(yù)留提調(diào)，有備無患”。

標(biāo)簽：黔西常德雅安晉中貴港楚雄黔東福建

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